Ενημέρωση για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων

Παρακαλούμε να διαβάσετε προσεκτικά την ακόλουθη ενημέρωση, για την επεξεργασία προσωπικών δεδομένων στο πλαίσιο της φοίτησης του παιδιού σας στα Εκπαιδευτήριά μας, κατ’ εφαρμογή των διατάξεων του Γενικού Κανονισμού Προσωπικών Δεδομένων 2016/679 της Ευρωπαϊκής Ένωσης (εφεξής «ΓΚΠΔ») και της ελληνικής νομοθεσίας. Τα Εκπαιδευτήρια «ΕΚΠΑΙΔΕΥΤΗΡΙΑ ΔΩΔΕΚΑΝΗΣΟΥ ΑΝΩΝΥΜΟΣ ΕΤΑΙΡΕΙΑ» με έδρα επί  της οδού Ηλία Βενέζη, Ρόδος, 85100,  τηλ.2241001400, email: info@rpschool.gr (εφεξής «Εκπαιδευτήρια») αποτελούν τον Υπεύθυνο Επεξεργασίας κατά την έννοια του νόμου.

Κατηγορίες Προσωπικών Δεδομένων που υπόκεινται σε επεξεργασία

Τα Εκπαιδευτήριά μας επεξεργάζονται (λαμβάνουν, διατηρούν και χρησιμοποιούν) τις εξής κατηγορίες προσωπικών δεδομένων:

• Στοιχεία του παιδιού σας (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, μητρώνυμο, διεύθυνση κατοικίας, πιστοποιητικό γέννησης, οικογενειακή κατάσταση κλπ.), καθώς και λοιπά προσωπικά στοιχεία που προβλέπονται από την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία (αριθμός Μητρώου Αρρένων ή Δημοτολογίου, θρήσκευμα, εθνικότητα κλπ.).
• Δικά σας στοιχεία ταυτότητας και επικοινωνίας (ονοματεπώνυμο, πατρώνυμο, μητρώνυμο, διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνα, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) καθώς και στοιχεία που απαιτούνται για την έκδοση των νόμιμων φορολογικών παραστατικών (Α.Φ.Μ., Δ.Ο.Υ., επάγγελμα).
• Στοιχεία επίδοσης, φοίτησης και διαγωγής του παιδιού σας, που προβλέπονται από την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία (αναλυτική και γενική βαθμολογία, προφορικοί και γραπτοί βαθμοί, κριτήρια αξιολόγησης, απουσίες, κυρώσεις, βραβεία, ενδεχόμενες μαθησιακές δυσκολίες κλπ.).
• Πληροφορίες για την τήρηση του Ατομικού Δελτίου Υγείας μαθητή καθώς και δεδομένα υγείας που περιέχονται στο Δελτίο αθλητικής ταυτότητας του μαθητή όπως αυτά  προβλέπονται από την εκάστοτε ισχύουσα νομοθεσία και τον Κανονισμό Λειτουργίας του σχολείου, όπως έχει εγκριθεί από το Υπουργείο Παιδείας.
• Φωτογραφίες και/ή βίντεο του παιδιού σας κατά τη φοίτησή του στα Εκπαιδευτήρια, καθώς και από εκπαιδευτικές, αθλητικές, πολιτιστικές και άλλες δραστηριότητες των Εκπαιδευτηρίων (διαγωνισμοί, εξετάσεις, εκδρομές, εκπαιδευτικά προγράμματα κλπ), υπό την προϋπόθεση ότι θα παράσχετε τη συγκατάθεσή σας σε επόμενο ξεχωριστό πεδίο).

Σκοποί και νομική βάση επεξεργασίας

Τα ως άνω δεδομένα συλλέγονται και υφίστανται επεξεργασία για τους κάτωθι νόμιμους και σαφείς σκοπούς. Επισημαίνεται ότι τα δεδομένα υπό τα σημεία 1) έως και 4) είναι απολύτως απαραίτητα βάσει τόσο της εφαρμοστέας νομοθεσίας όσο και αναγκαία για την ορθή εκτέλεσης της μεταξύ μας σύμβασης και την παροχή των υπηρεσιών των Εκπαιδευτηρίων Η μη παροχή των δεδομένων συνεπάγεται την αδυναμία εγγραφής και παροχής των υπηρεσιών εκπαίδευσης.

• Η εγγραφή, μετεγγραφή και φοίτηση του παιδιού σας στα Εκπαιδευτήριά μας -συμπεριλαμβανομένης της μετακίνησης του παιδιού από και προς αυτά, της συμμετοχής του σε εκπαιδευτικές, αθλητικές, πολιτιστικές και άλλες δραστηριότητες (διαγωνισμοί, εξετάσεις, εκδρομές, εκπαιδευτικά προγράμματα κλπ), η επικοινωνία μας μαζί σας για θέματα που αφορούν στη φοίτηση των παιδιών σας, καθώς και η χορήγηση αναγνωρισμένου απολυτηρίου σπουδών. Νομική βάση για τις παραπάνω επεξεργασίες των δεδομένων υπό σημεία 1), 2), 3) είναι η συμμόρφωση με την εκάστοτε ισχύουσα εκπαιδευτική νομοθεσία και τον Κανονισμό Λειτουργίας των Εκπαιδευτηρίων, όπως έχει εγκριθεί από το Υπουργείο Παιδείας, καθώς και η εκτέλεση της μεταξύ μας σύμβασης παροχής εκπαιδευτικών υπηρεσιών.
• Η έκδοση των απαιτούμενων φορολογικών παραστατικών. Νομική βάση της εν λόγω επεξεργασίας των δεδομένων υπό σημείο 2) είναι συμμόρφωση με την εκάστοτε ισχύουσα φορολογική νομοθεσία, που επιβάλλει τη συλλογή των οικονομικών στοιχείων σας για τον προαναφερθέντα σκοπό.
• Η φύλαξη των παιδιών και των εγκαταστάσεων των Εκπαιδευτηρίων, η είσπραξη οφειλών ή η διαχείριση τυχόν αξιώσεων. Νομική βάση για τις παραπάνω επεξεργασίες των δεδομένων υπό σημεία 1) και 2) είναι το έννομο συμφέρον των Εκπαιδευτηρίων για την προστασία προσώπων και αγαθών εντός αυτών, και η νομική προστασία μας, σε περίπτωση έγερσης αξιώσεων κατά των Εκπαιδευτηρίων μας.
• Η προστασία και ασφάλεια των μαθητών και η ομαλή παροχή των εκπαιδευτικών υπηρεσιών σύμφωνα με τα προβλεπόμενα στον νόμο . Νομική βάση για την επεξεργασία δεδομένων ειδικών κατηγοριών που δηλώνουν οι γονείς κατά την εγγραφή και φοίτηση στο Εκπαιδευτήριο είναι η εξυπηρέτηση ουσιαστικού δημόσιου συμφέροντος (9.2.ζ ΓΚΠΔ), όπως ορίζει ο νόμος για τήρηση ιατρικών εγγράφων (πχ.ΑΔΥΜ), ή η συγκατάθεση / δήλωση του γονέα για λοιπά ιατρικά έγγραφα ή πληροφορίες που προσκομίζει / δηλώνει προς το Εκπαιδευτήριο κατά τη διάρκεια εγγραφής ή φοίτησης του μαθητή (9.2.α ΓΚΠΔ), ή η προστασία ζωτικών συμφερόντων των υποκειμένων (9.2.γ ΓΚΠΔ)
• Η ενημέρωσή σας για τις δράσεις μας με ενημερωτικά δελτία (newsletters) που σας αποστέλλονται μέσω απλού ή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή υπηρεσίας σύντομου μηνύματος κινητού τηλεφώνου (sms) και των επίσημων κοινωνικών δικτύων των Εκπαιδευτηρίων. Νομική βάση για την επεξεργασία των δεδομένων επικοινωνίας των γονέων και κηδεμόνων υπό σημείο 2) εν προκειμένω είναι το έννομο συμφέρον των Εκπαιδευτηρίων να σας ενημερώνουν για δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα εντός της σχολικής κοινότητας
• Η χρήση από το παιδί σας και εσάς –αλλά και τα Εκπαιδευτήρια- ως αναμνηστικού της σχολικής ζωής και στο πλαίσιο προώθησης των δράσεων που οργανώνουν και υλοποιούν τα Εκπαιδευτήρια, φωτογραφιών/βίντεο του παιδιού σας, μόνον με την προηγούμενη δική σας ρητή συγκατάθεση, που αποτελεί και τη νομική βάση της εν λόγω επεξεργασίας και την οποία συνυποβάλλετε με την Αίτηση Εγγραφής. Σημειώνεται ότι ειδικά όσον αφορά την καταχώριση και χρήση φωτογραφιών σε έντυπες εκδόσεις του Εκπαιδευτηρίου οι οποίες διανέμονται στους μαθητές και στους γονείς εντός της σχολικής κοινότητας (όπως ενδεικτικά σχολικά περιοδικά, επετειακές ή αναμνηστικές εκδόσεις, λευκώματα) νομική βάση επεξεργασίας είναι η αποδοχή από τους γονείς του Κανονισμού λειτουργίας του σχολείου και το έννομο συμφέρον αναμνηστικής αποτύπωσης της σχολικής ζωής των μαθητών και διατήρησης του ιστορικού αρχείου του Εκπαιδευτηρίου.

3. Αποδέκτες των προσωπικών δεδομένων:

Η επεξεργασία περιορίζεται εντός των Εκπαιδευτηρίων και τα προσωπικά δεδομένα θα είναι διαθέσιμα στο διδακτικό και διοικητικό προσωπικό μας, που δεσμεύεται με υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας.

Αποδέκτες των δεδομένων ενδέχεται, επίσης, να είναι:

(α) δημόσιες αρχές (Υπουργείο Παιδείας και οι αποκεντρωμένες υπηρεσίες του, η Ανεξάρτητη Αρχή Δημοσίων Εσόδων, τα ΚΕΔΔΥ ή αντίστοιχοι δημόσιοι φορείς),

(β) δικαστικές και εισαγγελικές αρχές σε περίπτωση έγερσης αξιώσεων ή αξιόποινων πράξεων, (γ) άλλα σχολεία (δημόσια ή ιδιωτικά) σε περίπτωση μετεγγραφής του παιδιού σας, (δ) ανώτατα εκπαιδευτικά ιδρύματα του εσωτερικού ή του εξωτερικού,

(δ) φορείς με τους οποίους συνεργάζονται κατά περίπτωση τα Εκπαιδευτήρια στο πλαίσιο εκπαιδευτικών, αθλητικών, πολιτιστικών και άλλων δραστηριοτήτων (π.χ. Ένωση Ελλήνων Φυσικών, Ελληνική Μαθηματική Εταιρεία, Βρετανικό Συμβούλιο, Γαλλικό Ινστιτούτο, Ελληνοαμερικανική Ένωση, Γερμανικό Ινστιτούτο, ταξιδιωτικά γραφεία κλπ.),

(ε) εξωτερικοί συνεργάτες των Εκπαιδευτηρίων, όπως οδηγοί και συνοδοί σχολικών λεωφορείων, φωτογράφοι, τυπογράφοι και επιμελητές έκδοσης αναμνηστικών εντύπων, νοσηλευτικό προσωπικό, νομικοί κλπ., που δεσμεύονται με υποχρέωση τήρησης εμπιστευτικότητας, και μόνο κατά το μέτρο που απαιτείται για την εκτέλεση των συγκεκριμένων καθηκόντων/εντολών που έχει ο καθένας στο πλαίσιο των προαναφερόμενων σκοπών επεξεργασίας.

4. Χρόνος τήρησης των προσωπικών δεδομένων:

Τα Εκπαιδευτήρια διατηρούν τα ανωτέρω προσωπικά δεδομένα για όσο χρονικό διάστημα είναι απαραίτητο για την εκπλήρωση των σκοπών επεξεργασίας της παρούσας Ενημέρωσης, εκτός εάν η νομοθεσία επιβάλλει ή επιτρέπει τη διατήρηση των δεδομένων για περισσότερο χρόνο ή εάν η διατήρησή τους κρίνεται αναγκαία στο πλαίσιο νομικής διαφοράς ή έρευνας ή άλλης διαδικασίας.

Μετά την αποφοίτηση του παιδιού σας, τα Εκπαιδευτήρια θα διατηρήσουν τα στοιχεία επικοινωνίας σας με σκοπό την ενημέρωση και επικοινωνία μαζί σας για τις δράσεις τους (π.χ. εκδηλώσεις αποφοίτων), εκτός εάν ασκηθεί το δικαίωμα εναντίωσης ή διαγραφής, που αναφέρεται κατωτέρω στο αμέσως επόμενο πεδίο. Ιδίως όσον αφορά το οπτικοακουστικό υλικό (φωτογραφίες/βίντεο) του παιδιού σας, αυτό διατηρείται, στις επίσημες ιστοσελίδες των Εκπαιδευτηρίων και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης τα οποία διαχειρίζονται επίσημα τα Εκπαιδευτήρια, για τους σκοπούς που περιγράφονται στο παρόν, για  διάστημα πέντε (5) ετών, ή έως την άσκηση του δικαιώματος διαγραφής, με τους περιορισμούς που προβλέπονται κατωτέρω και στο νόμο, ή έως την ανάκληση της συγκατάθεσης. Η χρήση φωτογραφιών σε έντυπες εκδόσεις του Εκπαιδευτηρίου οι οποίες διανέμονται στους μαθητές και στους γονείς εντός της σχολικής κοινότητας (όπως ενδεικτικά σχολικά περιοδικά, επετειακές ή αναμνηστικές εκδόσεις, λευκώματα) διατηρούνται για αόριστο χρόνο καθώς βασίζονται στο έννομο συμφέρον αναμνηστικής αποτύπωσης της σχολικής ζωής των μαθητών και διατήρησης του ιστορικού αρχείου των Εκπαιδευτηρίων.

5. Τόπος τήρησης των προσωπικών δεδομένων:

Τα ανωτέρω προσωπικά δεδομένα τηρούνται σε συστήματα των Εκπαιδευτηρίων εντός του Ενιαίου Οικονομικου Χώρου (ΕΟΧ) και συγκεκριμένα στο Microsoft Azure cloud εντός της Ε.Ε.. Το φυσικό αρχείο φυλάσσεται εντός των εγκαταστάσεων με την εφαρμογή των κατάλληλων μέτρων ασφαλείας.

6. Δικαιώματα των γονέων/κηδεμόνων:

Μπορείτε ανά πάσα στιγμή με έγγραφο αίτημά σας στα Εκπαιδευτήρια να ασκήσετε τα εξής δικαιώματα:

(α) Δικαίωμα πρόσβασης, δηλαδή να πληροφορηθείτε κατά πόσο υφίστανται επεξεργασία τα προσωπικά δεδομένα που αφορούν εσάς και το παιδί σας, να λάβετε αντίγραφα αυτών των δεδομένων καθώς και κάθε άλλη πληροφορία σχετικά με την πραγματοποιούμενη επεξεργασία.

(β) Δικαίωμα διόρθωσης και συμπλήρωσης ανακριβών και ελλιπών δεδομένων.

(γ) Δικαίωμα φορητότητας δηλαδή το δικαίωμά σας να διαβιβάζετε τα δεδομένα σας σε άλλον υπεύθυνο επεξεργασίας, κατά τα ειδικότερα οριζόμενα στον ΓΚΠΔ. (δ) Δικαίωμα να ζητήσετε τη διαγραφή των δεδομένων που αφορούν εσάς και το παιδί σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, μπορείτε να μας ζητήσετε να διαγράψουμε τα προσωπικά σας δεδομένα (ή μέρος αυτών). Παρακαλούμε όπως σημειώσετε ότι τα Εκπαιδευτήρια ενδέχεται να μπορούν να διατηρήσουν ορισμένα προσωπικά σας δεδομένα, στο βαθμό που η διατήρησή τους επιβάλλεται από το ισχύον νομοθετικό πλαίσιο (π.χ. εργατικό ή φορολογικό δίκαιο).

(ε) Δικαίωμα περιορισμού της επεξεργασίας των προσωπικών δεδομένων που τηρούμε για εσάς και το παιδί σας. Σε ορισμένες περιπτώσεις, έχετε το δικαίωμα να ζητήσετε τον περιορισμό της χρήσης που γίνεται για συγκεκριμένους σκοπούς.

(στ) Δικαίωμα εναντίωσης. Μπορείτε, εφόσον συντρέχουν οι νόμιμες προϋποθέσεις, να προβάλλετε αντίρρηση στην επεξεργασία των προσωπικών δεδομένων που διατηρούμε σχετικά με εσάς και το παιδί σας.

στ) Δικαίωμα ανάκλησης, ανά πάσα στιγμή, της συγκατάθεσης που έχετε χορηγήσει για την επεξεργασία φωτογραφίας/βίντεο του παιδιού σας. Σημειώνεται ότι η ανάκληση της συγκατάθεσης δεν επηρεάζει τη νομιμότητα της επεξεργασίας που έχει ήδη πραγματοποιηθεί.

Επίσης, σε περίπτωση που θεωρήσετε ότι θίγονται καθ’ οιοδήποτε τρόπο τα προσωπικά δεδομένα, τα δικά σας και του παιδιού σας, μπορείτε να υποβάλετε ανά πάσα στιγμή καταγγελία στην Αρχή Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα (www.dpa.gr).

• Στοιχεία επικοινωνίας των Εκπαιδευτηρίων: Για την άσκηση των ανωτέρω δικαιωμάτων σας καθώς και για οποιαδήποτε επικοινωνία σχετικά με τα προσωπικά δεδομένα, παρακαλούμε να επικοινωνείτε με τον Υπεύθυνο Προστασίας Δεδομένων στο email: gdpr@rpschool.gr.

Για οποιαδήποτε άλλη ερώτηση σχετικά με την διαδικασία εγγραφής μπορείτε να επικοινωνείτε στο τηλ.2241001400 ή/και το email: info@rpschool.gr